Toda empresa debe llevar un registro de asistencia que permita determinar las horas ordinarias y extraordinarias de sus trabajadores (art. 33 del Código del Trabajo). Es una de las primeras cosas que revisa un fiscalizador y una prueba decisiva en cualquier juicio por horas extras.
Desde 2024, los sistemas electrónicos de control de asistencia deben estar autorizados por la Dirección del Trabajo y cumplir los requisitos de su Resolución Exenta N°38, de 26 de abril de 2024.
¿Qué sistemas de registro de asistencia están permitidos?
- Libro de asistencia en papel, firmado por el trabajador en cada marcación.
- Reloj control con tarjetas de registro.
- Sistema electrónico autorizado por la Dirección del Trabajo, ya sea con equipos fijos o mediante aplicaciones móviles.
Cada empresa puede llevar un solo tipo de registro: papel o electrónico. Si opta por uno electrónico, debe usar el mismo sistema y proveedor en todos sus establecimientos, incluidos los teletrabajadores. Solo se exceptúan los trabajadores sujetos por ley a sistemas especiales, como los choferes del transporte interurbano.
¿Qué exige la Dirección del Trabajo a los sistemas electrónicos?
- Autorización previa: el proveedor debe contar con la autorización de la Dirección del Trabajo. Los sistemas autorizados bajo la normativa anterior debían ajustarse a la nueva resolución.
- Comprobante de cada marcación para el trabajador, y acceso a sus registros.
- Integridad de los datos: las marcas no pueden alterarse sin dejar registro, y deben existir controles de acceso y respaldo.
- Acceso para la fiscalización: un portal que permita a los fiscalizadores revisar directamente la información.
- Alertas: avisos de inicio y término de jornada, y alertas al empleador por exceso de horas, descansos compensatorios o desconexión.
- Reportes y conservación: los registros deben mantenerse disponibles en formato electrónico durante el período que exige la norma.
- Capacitación: la empresa debe instruir a los trabajadores sobre el uso del sistema.
¿Se puede usar geolocalización o huella digital?
La geolocalización está permitida para registrar el lugar de la marcación, pero con límites: la Dirección del Trabajo ha señalado que su uso debe resguardar los derechos fundamentales de los trabajadores y no puede convertirse en un seguimiento permanente durante la jornada.
La huella digital y el reconocimiento facial son datos biométricos, es decir, datos personales sensibles. Su tratamiento debe ajustarse a la normativa de protección de datos personales, que la Ley N°21.719 hace más exigente. Conviene que el sistema y su política interna ya cumplan esos estándares.
¿Quiénes no necesitan registro de asistencia?
Solo los trabajadores válidamente excluidos de la limitación de jornada (art. 22 inciso segundo): gerentes y apoderados con facultades de administración, y quienes trabajan sin fiscalización superior inmediata. Si la exclusión no corresponde, la falta de registro deja a la empresa sin prueba frente a un cobro de horas extras.
¿Qué errores generan multas o juicios perdidos?
- Usar un sistema electrónico no autorizado por la Dirección del Trabajo.
- Mezclar libro de papel en una sucursal y sistema electrónico en otra.
- Corregir marcas sin dejar trazabilidad ni respaldo.
- No entregar comprobantes ni dar acceso a los trabajadores a sus registros.
- Excluir de jornada a trabajadores que no cumplen los requisitos del artículo 22.
Antes de contratar un proveedor, pídale la resolución de autorización de la Dirección del Trabajo y revise que el sistema cubra a todas sus sedes y modalidades de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando un libro de asistencia en papel?
Sí. El libro de asistencia sigue siendo un sistema válido, siempre que sea el único tipo de registro que use la empresa.
¿Puedo tener libro en una sucursal y sistema electrónico en otra?
No. Cada empleador debe llevar un solo tipo de registro, y si es electrónico, el mismo sistema en todos sus establecimientos.
¿Es legal marcar asistencia con huella digital?
Sí, si el sistema está autorizado por la Dirección del Trabajo y la empresa cumple las normas de protección de datos sensibles.
¿Qué pasa si no llevo registro de asistencia?
La empresa se expone a multas y, en un juicio por horas extras, queda sin la principal prueba para controvertir lo que declare el trabajador.
¿Su sistema de asistencia cumple con la Dirección del Trabajo?
En Alturis Abogados representamos exclusivamente a empleadores. Revisamos su sistema de control de asistencia, sus contratos con exclusión de jornada y le preparamos para una fiscalización.
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Eugenio López es Socio Fundador de Alturis Abogados, abogado laboralista con más de 15 años de experiencia y Magíster en Derecho del Trabajo (Universidad de los Andes). Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría para un caso concreto.